17.06.2020

Бланки строгой отчетности с применением ККТ.

Вопрос:

С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности, выдаваемые организациями и индивидуальными предпринимателями, должны быть сформированы с применением ККТ. Сотрудник по прибытию из командировки предъявил к оплате электронный билет (маршрут/квитанция), посадочный талон. Кассовый чек по словам сотрудника выдан не был, т.к не работал кассовый аппарат. Следует ли оплачивать данный билет? Какими еще документами можно подтвердить факт осуществления расчетов? Какие последствия могут быть для работодателя, оплатившего транспортные расходы работника, в этом случае?

Ответ:

При использовании форм бланков документов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ федеральными органами исполнительной власти, чек ККТ отдельно может не выдаваться, но при условии, что в билет будут включены реквизиты, идентифицирующие кассовый чек (QR-код и (или) дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

В случае отсутствия чека ККТ или QR-кода (иных реквизитов, идентифицирующих кассовый чек) непосредственно в электронном билете, расчеты произведены с нарушением действующего порядка применения ККТ. Вместе с тем указанное нарушение само по себе не опровергает факт расчетов. На наш взгляд, расходы на основании электронного билета (маршрут/квитанции) и посадочного талона подлежат возмещению работнику и могут быть признаны при налогообложении прибыли.

Обоснование:

Согласно ст.168 ТК РФ при направлении работника в командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о командировках.

Основным назначением оправдательных документов, которые прилагаются к авансовому отчету, является подтверждение того, что подотчетное лицо потратило выданные ему деньги в соответствии с целями, на которые они были выданы. Поэтому для целей расчетов с подотчетным лицом организация самостоятельно решает, могут ли представленные документы подтверждать понесенные расходы и, соответственно, подлежат ли они возмещению. При этом то обстоятельство, что приложенные документы могут содержать какие-либо дефекты, само по себе не опровергает факт осуществления понесенным лицом расходов.

В частности, в данном случае сотрудник представил маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета и посадочный талон. Указанные документы подтверждают факт перевозки, соответственно, на наш взгляд, могут быть приняты в качестве документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом, и подлежат возмещению.

Для целей налогообложения прибыли расходы должны соответствовать критериям п.1 ст.252 НК РФ, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности авиабилетами, а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.

По разъяснениям Минфина, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (Письма Минфина России от 04.12.2019 N 03-03-07/94225, от 24.09.2019 N 03-03-07/73187, от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72906, от 20.09.2019 N 03-03-07/72477, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040, N 03-03-06/1/32043, N 03-03-06/1/32045, N 03-03-06/1/32039, N 03-03-06/1/32044, N 03-03-06/1/32150 и др.).

На основании п.2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

В силу п.5.8 ст.1.2 Закона № 54-ФЗ в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, и (или) законодательство Российской Федерации предусматривает использование соответствующих бланков документов при оказании услуг населению, обязанность пользователя по выдаче (направлению) клиенту кассового чека (бланка строгой отчетности) помимо способов, указанных в п.2 ст.1.2, может быть исполнена пользователем путем передачи клиенту указанного документа на бумажном носителе с содержащимися на нем реквизитами кассового чека (бланка строгой отчетности), позволяющими идентифицировать этот кассовый чек (бланк строгой отчетности) (QR-код и (или) дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Таким образом, при выдаче электронного билета кассовый чек может не выдаваться при условии, что в билет будут включены реквизиты, идентифицирующие кассовый чек (QR-код и (или) дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа).

Если в распечатанном электронном билете отсутствует QR-код и (или) реквизиты, идентифицирующие кассовый чек, расчеты произведены с нарушением действующего порядка. В такой ситуации у организации могут возникнуть риски, связанные с подтверждением расходов на оплату билетов. В данном случае можно попытаться запросить электронный билет с указанием QR-кода (или с указанием в нем реквизитов, идентифицирующих чек), либо запросить непосредственно кассовый чек.

Вместе с тем, Минфин указывает, что если ни один из вышеуказанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (см. вышеуказанные Письма). Кроме того, по мнению представителей Минфина и ФНС РФ (Письмо Минфина РФ от 04.02.2015 №03-03-10/4547, направленное ФНС РФ региональным налоговым органам письмом от 12.02.2015 №ГД-4-3/2104@), ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Поскольку организация не должна отвечать за нарушения в оформлении первичных документов контрагентов (в том числе подтверждающих расчеты), полагаем, что организация вправе признать расходы на основании имеющихся документов. Нарушение порядка осуществления расчетов само по себе не влияет на факт несения расходов и, на наш взгляд, не должно влиять на возможность признания расходов при налогообложении прибыли.