Как оформить и выдать расчетный листок сотруднику не в бумажном виде?

Вопрос:

Согласно ст. 136 ТК РФ и ст. 372 ТК РФ работодатель обязан выдать расчетный листок работнику при выплате заработной платы. Расчетный листок можно направлять в электронном виде только в тех случаях, когда организация перешла на электронный документооборот в порядке ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. Наша организация пока не перешла на электронный документооборот. Можно в данном случае оформить и выдать расчетный листок сотруднику не в бумажном виде?

Ответ:

По нашему мнению, если организация не перешла на электронный документооборот, то она должна оформить расчетный листок и выдать его на бумажном носителе.

Обоснование:

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

· о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

· о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

· о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

· об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Информация о составных частях заработной платы доводится до сведения работника посредством представления ему расчетного листка, который достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной платы за отработанный месяц (Письмо Роструда от 17.09.2021 N ПГ/26944-6-1).

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

При этом расчетные листки в электронном виде можно направлять только в том случае, если организация применяет электронный документооборот в соответствии со ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ. В остальных случаях расчетные листки должны направляться работникам в бумажной форме (Письмо Минтруда России от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).

Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

• Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России";

• информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

При применении электронного документооборота не требуется дублирование документов на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Дополнительная информация:

Путеводитель по кадровым вопросам. Заработная плата. Ответственность за невыплату заработной платы

Типовая ситуация: Как оформить и выдать расчетный листок

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос