23.04.2019
Какие кадровые документы должны быть в организации
Вопрос:
прошу выслать список документов, которые должны быть в отделе кадров.
Ответ:
Кадровые документы являющиеся обязательными:
1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность оформления договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Изменять условия трудового договора допускается только по соглашению сторон (кроме случаев, предусмотренных ТК РФ), которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
3. Трудовые книжки и книги по их учету.
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69).
4. Табель учета рабочего времени. Основание в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
5. Личная карточка работника по унифицированной форме № Т-2 «Личная карточка работника». Данный документ необходим, в частности, п. 12, абз. 3 п. 41.
6. Штатное расписание, в соответствии со ст. ст. 15, 57 ТК РФ.
7. Обязательные локальные нормативные акты организации:
а) правила внутреннего трудового распорядка согласно ст. 189 ТК РФ;
б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
в) положение об оплате труда и премировании (ст. 135 ТК РФ);
г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени.
8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1, ст. 136 ТК РФ) в который должен содержать следующие сведения:
1) о составных частях заработной платы за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.
10. Положение о филиале, представительстве. Согласно абз. 1, п. 3, ст. 55 ГК РФ если в организации созданы филиалы или открыты представительства.
11. Положение об аттестации. Данная норма определена только в отношении отдельных категорий работников.
12. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи, основании на пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 ФЗ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:
- правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003 г.);
- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.2003 г.);
- инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 г. № 390).
14. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности.
15. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719.
16. Приказы (распоряжения). Основание ст. ст. 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402 ТК РФ, в т.ч. книга учета приказов (распоряжений) основание абз. 2 п. 1.2, абз. 3, 7 п. 3.1, абз. 1, 3 п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.
17. Иные документы, к которым, в частности, относятся к кадровому делопроизводству.
Обоснование:
Обоснованием для оформления выше перечисленных документов является ТК РФ, ФЗ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» и другие нормативные документы ссылки на которые идут по тексу ответа.
