28.02.2019

Расчет лимита кассы

Вопрос:

Как установить, изменить лимит остатка денег в кассе?

Ответ:

Лимит остатка денег в кассе должны устанавливать все организации, принимающие и (или) выдающие наличные деньги либо планирующие это делать. Исключение - малые предприятия.

Вы можете изменить лимит кассы в случаях изменения объемов поступлений или выдач наличных денег, а также периодичности сдачи наличных денег в банк или их получения в банке.

Чтобы не допустить ситуации, когда остаток денег в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит, наличные необходимо сдавать в банк. Исключение составляют дни, в которые превышение лимита допустимо.

За превышение лимита остатка денег в кассе в остальные дни предусмотрена административная ответственность.

1. Как установить лимит кассы

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, вам нужно определить его самостоятельно, исходя из характера деятельности организации (п. 2 Указания N 3210-У).

Если ваша организация регулярно получает наличную выручку в кассу, рассчитайте лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений.

Если ваша организация не имеет регулярных поступлений наличной выручки в кассу, но часто оплачивает наличными товары (работы, услуги и др.), рассчитайте лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач.

Лимит, полученный в результате расчета, нужно установить приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 2 Указания N 3210-У). Согласовывать лимит с банком не нужно.

Период, на который должен быть установлен лимит, законодательно не регламентирован. Как правило, период, на который вводится лимит остатка в кассе, в приказе (распоряжении) руководителя не указывают. Он действует до вступления в силу приказа (распоряжения), устанавливающего новый лимит кассы.

Если в организации лимит кассы не установлен, но есть движение наличных денег, ответственность за это законодательством не предусмотрена. Однако отсутствие лимита расценивается налоговыми органами как лимит, равный нулю. Это означает, что в кассе на конец рабочего дня не должно оставаться денег. Организация должна сдавать все наличные деньги в банк.

Обязаны ли малые предприятия устанавливать лимит кассы

Нет, не обязаны. Субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит кассы. Они могут накапливать денежные средства в кассе без ограничений (п. 2 Указания N 3210-У).

Однако если малое предприятие не воспользуется таким правом и установит лимит, то оно будет обязано его соблюдать (Письмо Банка России от 08.12.2014 N 29-1-1-6/9698).

2. Как изменить установленный лимит кассы

Организация может изменить лимит кассы в случаях изменения объемов поступлений или выдач наличных денег, а также периодичности сдачи наличных денег в банк или их получения в банке. Для этого нужно рассчитать новый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений или с учетом объемов выдач.

Новый лимит остатка наличных денег в кассе также должен быть установлен приказом (распоряжением) руководителя организации.

3. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений

Лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений рассчитывают организации, регулярно получающие наличную выручку в кассу.

Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений наличных денег выглядит следующим образом (п. 1 Приложения к Указанию N 3210-У):

Обратите внимание:

• Расчетный период (в рабочих днях организации), за который учитывается объем поступлений наличных денег, не может быть более 92 рабочих дней. В качестве расчетного можно принять любой период, в том числе имевший место в прошлых годах.

• Период между днями сдачи наличной выручки в банк (в рабочих днях организации) не должен быть больше 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

4. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач

Лимит остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач рассчитывают организации, не имеющие регулярных поступлений наличной выручки в кассу, но часто оплачивающие наличными товары (работы, услуги и др.).

Формула для расчета лимита кассы с учетом объемов выдач наличных денег выглядит следующим образом (п. 2 Приложения к Указанию N 3210-У):

Обратите внимание:

• В объем выдач наличных денег за расчетный период не включаются суммы заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

• Расчетный период (в рабочих днях организации), за который учитывается объем выдач наличных денег, не может быть больше 92 рабочих дней. В качестве расчетного можно принять любой период, в том числе имевший место в прошлых годах.

• Период между днями получения наличных в банке (в рабочих днях организации) не должен быть больше 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

5. Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе

5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений

Наличная выручка ООО "Рассвет" от продажи товаров за расчетный период с 01.09.2017 по 30.11.2017 (91 рабочий день) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).

Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.

В этом случае лимит кассы равен:

2 385 648 руб. / 91 раб. дн. x 1 раб. дн. = 26 216 руб.

5.2. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов выдач

В ООО "Календула" сумма выплат наличных денег за расчетный период с 01.07.2017 по 30.09.2017 (65 рабочих дней) составила 165 000 руб., из них сумма выплаченной заработной платы - 100 000 руб.

Периодичность получения в банке наличных денег по чеку на расходы один раз в пять рабочих дней.

Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов выдач воспользуйтесь формулой.

В этом случае лимит кассы равен:

(165 000 руб. - 100 000 руб.) / 65 раб. дн. x 5 раб. дн. = 5 000 руб.

6. Как рассчитать лимит остатка наличных денег в кассе вновь созданной организации

Вновь созданные организации рассчитывают лимит кассы исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдач) наличных денег (п. п. 1, 2 Приложения к Указанию N 3210-У).

Пример расчета лимита остатка наличных денег в кассе вновь созданной организации (с учетом объемов поступлений)

В ООО "Мечта", созданном 02.03.2018, в период с 01.04.2018 по 30.06.2018 (61 рабочий день) планируемый объем наличной выручки от реализации товаров - 1 180 000 руб. Выручка должна сдаваться в банк один раз в три дня.

Лимит кассы равен:

1 180 000 руб. / 61 раб. дн. x 3 раб. дн. = 58 033 руб.

Пример расчета лимита остатка наличных денег в кассе вновь созданной организации (с учетом объемов выдач)

В ООО "Гвоздика", созданном 20.04.2018, планируемая сумма выплат наличных денег за расчетный период с 01.05.2018 по 30.06.2018 (40 рабочих дней) 126 000 руб., не считая заработной платы. Периодичность обращений в обслуживающий банк за получением наличных денег по чеку на расходы один раз в четыре рабочих дня.

Лимит кассы равен:

126 000 руб. / 40 раб. дн. x 4 раб. дн. = 12 600 руб.

7. Как установить лимит кассы обособленного подразделения

Чтобы установить лимит кассы обособленного подразделения, вам надо учесть следующие особенности:

• если обособленное подразделение сдает наличные деньги в банк, то лимит кассы для него должен быть установлен в порядке, определенном для организаций (п. 2 Указания N 3210-У). То есть и для организации (без учета обособленного подразделения), и для обособленного подразделения приказом руководителя должны быть установлены отдельные лимиты кассы исходя из ее (его) поступлений или платежей, а также с учетом периодичности сдачи наличных в банк или получения наличных в банке;

• если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу организации, то лимит остатка кассы должен быть рассчитан для организации в целом. Лимит для обособленного подразделения должен быть установлен приказом руководителя в пределах лимита, определенного для организации (п. 2 Указания N 3210-У).

Экземпляр приказа об установлении лимита остатка кассы для обособленного подразделения должен быть передан в обособленное подразделение (п. 2 Указания N 3210-У).

8. В каких случаях допускается превышение лимита остатка наличных денег в кассе

Накопление организацией наличных денег в кассе сверх установленного лимита допустимо (п. 2 Указания N 3210-У):

• в дни выдачи зарплаты, стипендий и других выплат, включая день получения денег с банковского счета;

• в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

9. Какой штраф установлен за превышение лимита кассы (излишки в кассе)

За накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита предусмотрены следующие штрафы (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для должностного лица организации - от 4 000 до 5 000 руб.;

• для организации - от 40 000 до 50 000 руб.

Должностным лицом, на которое может быть наложен штраф, кассир не является, поскольку он не выполняет организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций. Штраф может быть наложен, например, на главного бухгалтера или руководителя организации (примечание к ст. 2.4 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за совершение данного правонарушения - два месяца со дня совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Организациям, относящимся к субъектам малого и среднего предпринимательства, административный штраф заменят на предупреждение, если нарушение совершено впервые (ч. 2, 3 ст. 3.4, ст. 4.1.1 КоАП РФ). Нарушение считается совершенным впервые, если на момент вынесения постановления прошел годичный срок со дня исполнения постановления за совершение предыдущего однородного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6 КоАП РФ, Письмо ФНС России от 08.12.2016 N ОА-4-17/23483@).

Дела, связанные с нарушением лимита остатка наличных денег в кассе, рассматривают налоговые органы (ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ).