10.01.2019

2 НДФЛ и 6 НДФЛ при излишне выплаченной заработной плате

Вопрос:

Вопрос по заполнению отчета 2 НДФЛ и 6 НДФЛ. Подскажите пожалуйста как правильно заполнить отчеты, если: сотрудник в декабре 2016 года идет в отпуск с 26.12.2016г. по 16.01.2017г. сроком на 14 дней, ему начисляют отпускные и выплачивают. Так же помимо отпускных производится расчет заработной платы, согласно табелю В январе 2017 года выясняется что он болел в период с 18.12.16г. по 16.01.2017г. Что подтверждается больничными листами. Подскажите как правильно заполнить справки 2 НДФЛ и 6 НДФЛ если в январе 2017 года происходит корректировка рабочих и отпускных дней за декабрь 2016 года. Как начисленные суммы должны отразиться в справках и в какие периоды?

Ответ:

Конкретный порядок заполнения форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ должен определяться с учетом конкретных сумм, выданных работнику, конкретных дат их выплаты и произведенных (или не произведенных) корректировок этих сумм.

Следует иметь в виду, что в данном случае излишне выплаченную заработную плату работодатель не вправе удержать или взыскать с работника (при отсутствии противоправных или виновных действий с его стороны). Возврат суммы возможен только по договоренности с работником.

Если работник в период нетрудоспособности не работал, за этот период необходимо в общеустановленном порядке выплатить пособие по временной нетрудоспособности, независимо от того, что работодатель ошибочно начислил зарплату.

Обоснование:

Из текста вопроса следует, что за период декабрь 2016 - январь 2017 сотруднику положены следующие выплаты:

1) пособие по временной нетрудоспособности за период с 18.12.2016 по 16.01.2017;

2) заработная плата за период с 01.12.2016 по 17.12.2016;

3) отпускные.

Рассмотрим эти выплаты подробнее.

Пособие по временной нетрудоспособности

В силу ст. 183 ТК РФ при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами.

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности при утрате трудоспособности вследствие заболевания или травмы выплачивается застрахованному лицу за весь период временной нетрудоспособности до дня восстановления трудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованному лицу за календарные дни, приходящиеся на соответствующий период (ч. 8 ст. 6 Закона N 255-ФЗ).

Основанием для назначения работодателем работнику пособия по временной нетрудоспособности является листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по форме и в порядке, утвержденной Минздравсоцразвития России (ч.ч. 1, 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Таким образом работнику должно выплачиваться пособие по временной нетрудоспособности на основании соответствующих листков нетрудоспособности, т.е. за период с 18.12.2016 по 16.01.2017, при условии, что работник в эти дни не работал.

Работодатель обязан назначить пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения работника за его получением с необходимыми документами. Выплата пособия осуществляется в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы (п.1 ст.15 Закона N 255-ФЗ).

Таким образом, если пособие выплачивается в январе 2017 года, такой доход отражается в справке 2-НДФЛ за 2017 год и в форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года (и далее в Разделах 1 ф.6-НДФЛ нарастающим итогом в течение всего 2017 года).

Даты по больничным в разделе 2 ф.6-НДФЛ за 1 квартал 2017 отражаются следующим образом:

Строка 100 - день выплаты пособия (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ);

Строка 110 - день выплаты пособия (п.4 ст.226 НК РФ);

Строка 120 - "31.01.2017" - последнее число месяца, в котором выплачено пособие (абз.2 п.6 ст.226 НК РФ).

Заработная плата

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного времени. За данное время работнику полагается заработная плата в соответствии со ст. ст. 21, 22, 56, 129, 132, 135, 136 ТК РФ.

Если в данном случае работник не выходил на работу во время болезни, зарплата, выплаченная ему за такие дни, является ошибочно выплаченной.

Согласно ч. 4. ст. 137 ТК РФ взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы не допускается, за исключением следующих случаев:

- допущена счетная ошибка;

- органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

- заработная плата излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Исчерпывающий перечень оснований удержания из заработной платы предусмотрен ч. 2 ст. 137 ТК РФ. На основании указанной нормы удержание из заработной платы работника может производиться в счет погашения задолженности работодателю:

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Других оснований для удержания или взыскания излишне выплаченной заработной платы, помимо перечисленных в ст. 137 ТК РФ, нет.

Одним из оснований удержания или взыскания суммы излишне выплаченной зарплаты является счетная ошибка. При этом понятие "счетная ошибка" ст. 137 ТК РФ не раскрывает. На практике под счетной ошибкой понимается не любая ошибка работодателя, а только та, которая допущенная в арифметических действиях (сложение, умножение, вычитание, деление), то есть в действиях, связанных с подсчетом (письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1). Технические ошибки работодателя, например повторная выплата заработной платы за один период, не признаются счетными ошибками (см., например, Определения Верховного Суда РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17, Санкт-Петербургского городского суда от 01.04.2014 N 33-5114/2014, Ленинградского областного суда от 19.09.2013 N 33-4305/2013).

Таким образом, случай, когда зарплата ошибочно начислена работодателем за неотработанные дни (например, по причине несвоевременного поступления табеля учета рабочего времени в бухгалтерию), под счетную ошибку не подпадает, в связи с чем производить взыскание или удержание такой излишне выплаченной зарплаты оснований не имеется. В данном случае работник может в добровольном порядке вернуть излишне выплаченную зарплату в кассу или на расчетный счет организации.

Заметим: поскольку в рассматриваемой ситуации вышеуказанные основания для взыскания зарплаты (ч.4 ст.137 ТК РФ) отсутствуют, взыскание рассматриваемых сумм в судебном порядке (если работник откажется добровольно внести сумму работодателю) маловероятно. Судебная практика по данной категории дел складывается в пользу работников (см., например, Апелляционные определения Московского городского суда от 28.04.2015 по делу N 33-15067/2015, Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу N 33-1279/2015, Пермского краевого суда от 24.12.2014 по делу N 33-11732/2014).

Следует также добавить, что взыскать излишне выплаченную заработную плату в порядке истребования неосновательного обогащения также вряд ли получится, поскольку в соответствии со ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Данный вывод подтверждается судебной практикой (см. Определение Верховного Суда РФ от 28.05.2010 N 18-В10-16).

Кроме того, в данном случае у работодателя отсутствуют основания зачитывать сумму пособия, подлежащую выплате, в счет излишне выплаченной заработной платы, поскольку законодательство об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности не освобождает работодателя от выплаты пособия в подобных случаях. Часть 4 ст. 15 Закона N 255-ФЗ предусматривает лишь возможность взыскания (удержания) излишне выплаченного пособия в случаях счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя при его назначении и выплате, чего в рассматриваемой ситуации не произошло. Иных оснований для удержаний (в том числе в связи с излишне выплаченной зарплатой) не установлено.

Поэтому до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате им излишне выплаченной зарплаты, эта сумма не может быть ни взыскана, ни удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат (в том числе в счет выплаты пособий).

Если с работником удастся договориться, он может либо внести всю сумму в кассу или на расчетный счет организации, либо написать заявление на удержание излишней выплаты из заработной платы. Причем если сотрудник выразит свою добрую волю об удержании излишней выплаты из заработной платы, с точки зрения ТК речь будет идти не об удержании, а о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой (по смыслу см. Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). В этом случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя, указав какую сумму и в каком порядке он хочет, чтобы работодатель удерживал из зарплаты. Во всех документах не рекомендуем указывать на "согласие" работника на удержание. Из документов должна следовать добрая воля сотрудника. Например, в заявлении на удержание сотрудник может написать:

"Я, Петров Петр Петрович, настоящим прошу (либо "изъявляю свою добрую волю") удержать из заработной платы за ... сумму излишне выплаченной мне ранее заработной платы в размере ... руб.".

С учетом сказанного, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ будут заполняться в зависимости от достигнутой с работником договоренности:

- если он откажется добровольно возвращать излишне выплаченную зарплату, никакой корректировки доходов производить не следует: вся зарплата (в том числе за неотработанные дни) отражается в этих формах в общеустановленном порядке именно как зарплата;

- если работник вернет излишне выплаченную зарплату (например, в кассу организации) или напишет заявление об удержании суммы из его заработной платы, работодателю придется скорректировать сумму ранее выплаченной заработной платы и представить уточненные формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за те периоды, в которых отражена первоначальная сумма зарплаты (декабрь 2016). В результате корректировки у работодателя образуется переплата по НДФЛ (в виде ранее удержанного НДФЛ с излишне выплаченной зарплаты). Такую переплату можно вернуть или зачесть в общем порядке, установленном ст.78 НК РФ.

Отпускные

Согласно ст.124 ТК РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

Исходя из п.18 Правила об очередных и дополнительных отпусках (утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 и применяемых в части, не противоречащей ТК РФ в соответствии со ст.423 ТК РФ) если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником.

На основании ст. 139 ТК РФ для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Из изложенных норм следует, что если отпуск будет продлен в связи с больничным листком, пересчитывать отпускные нет необходимости, поскольку период для расчета среднего заработка остается тем же. Если же отпуск будет перенесен на другой срок, изменится период для расчета среднего заработка, соответственно, возникнет необходимость пересчитать отпускные.

Таким образом, порядок заполнения форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по отпускным будет зависеть от того, будут ли пересчитываться отпускные:

- если отпускные не пересчитываются, никаких корректировок в формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ вносить не надо: отпускные, выданные в 2016 году, отражаются в отчетности 2-НДФЛ за 2016 год, в Разделе 1 ф.6-НДФЛ за 2016 год и в Разделе 2 ф.6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года (поскольку срок перечисления налога по отпускным будет приходиться уже на 2017 год, с учетом переноса этого срока с 31.12.2016 /выходной день/ на ближайший рабочий день - 09.01.2017);

- если отпускные будут пересчитываться, то необходимость корректировки форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ будет решаться в зависимости от результатов пересчета. В частности, если сумма отпускных уменьшается, ранее представленные формы корректируются (Письма ФНС РФ от 09.07.2008 N 3-5-04/238@, УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940). Если же производится доплата, такая доплата отражается в текущем периоде доплаты, поскольку доход в части доплаты возникает у работника только на дату доплаты (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ). При этом в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ доплата отражается в том же порядке, что и отпускные.