14.11.2018

Заполнение УПД

Вопрос:

Наша компания выставляет УПД со статусом 1.

1. Подписывает документ в части относящейся к с/ф- Гл.бухгалтер и руководитель. Ниже в строках 10 и 13 указаны данные руководителя. Может ли он подписать документ один раз за руководителя в части относящейся к с/ф? а в строке 10 и 13 ничего не ставить?

2. Если мы оказываем услуги аренды, может ли наш покупатель подписать УПД только в строке 18?

3.Если покупатель не расшифровал должность в УПД ,чем это нам грозит?

Ответ:

1.

Форма УПД при надлежащем заполнении позволяет отразить в документе все необходимые показатели, не только предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов, но и установленные для счета-фактуры как документа, служащего основанием для принятия в указанном главой 21 НК РФ порядке покупателем к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона N 402-ФЗ и для счетов-фактур статьей 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа "1") (Приложение № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@) (далее - Письмо).

На основании п.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п.6 с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При использовании организацией или индивидуальным предпринимателем УПД со статусом "1" и "2" в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные п.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ.

В таблице в Приложении № 4 к Письму дается оценка наличия обязательных реквизитов в передаточном (отгрузочном) документе (или где можно найти значение показателя). В частности, такой реквизит, как "подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц" (пп.7 п.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ) отражается в УПД (со стороны продавца) следующим образом:

- подпись продавца отражается в строке 10, если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) или в строке 13, если физическое лицо, указанное в строке 10 не является ответственным за правильность оформления операции (сделки), а при отсутствии подписей в строках 10 и 13 - подпись в строке Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов.

В свою очередь, в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Приложение № 3 к Письму) указано, что:

- по строке 10 может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

- по строке 13 указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 10), то при наличии подписи в строке 10 в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

На основании изложенного, в строках 10 и 13 УПД со статусом 1 могут отсутствовать подписи в случае если руководитель организации (или иное лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур) одновременно уполномочен и на оформление первичных документов. При этом в указанных строках отражаются сведения о должности и Ф.И.О. руководителя.

2.

ФНС обращает внимание, Письмо N ММВ-20-3/96 не является нормативным правовым актом, не изменяет и не дополняет федеральное законодательство и не содержит исчерпывающего перечня отношений, в которых такая форма может быть использована (Письмо от 24.11.2015 N ЕД-4-15/20487).

Договор аренды может предусматривать необходимость оформления подтверждения арендатором в периоде действия договора аренды факта аренды имущества в течение конкретного календарного периода (оказания ему услуги по предоставлению имущества в аренду) путем составления двустороннего первичного документа, являющегося основанием для оплаты. В таком случае стороны могут использовать образец формы УПД, объединяющей в себе форму счета-фактуры, дополненного строками с недостающими реквизитами первичного учетного документа (с сохранением формы счета-фактуры).

Исходя из пп.пп. 6 и 7 п.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе должны быть указаны:

1) либо подпись, расшифровка и наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

2) либо подпись, расшифровка и наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Для покупателя в отношении первого лица в УПД предусмотрена строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", для второго - строка 18 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни" (Приложение № 4 к Письму). При этом в Приложении № 4 к Письму уточнено, что если получающее физическое лицо (строка 15) одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки) (строка 18), его подпись указывается только по строке 15 УПД. При этом по строке 18 могут заполняться только сведения о должности и Ф.И.О. лица, ответственного за оформление сделки, если таким лицом является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (Приложение № 3 к Письму).

Таким образом, исходя из Письма ФНС, если лицо, ответственное за правильность оформления сделки является одновременно лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта, подпись такого лица указывается только по строке 15. По строке 18 при этом указывается лишь его должность и Ф.И.О. Особенностей оформления УПД в зависимости от вида услуг Письмом ФНС не установлено.

С нашей стороны отметим, что проставление подписи именно в строке 15 применительно к услугам (в т.ч. по аренде) представляется нам вполне обоснованным, поскольку подпись ответственного лица в данной строке подтверждает приемку услуг, т.е. отвечает экономическому смыслу оформления УПД как первичного приемо-передаточного документа. Отсутствие подписи по указанной строке фактически свидетельствует об отсутствии приемки услуг. При этом наличие подписи только по строке 18 не может считаться приемкой услуг, поскольку лицо, "ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни", фактически подтверждает свершившийся факт хозяйственной жизни, но непосредственно само не участвует в его совершении (т.е. подтверждает приемку услуг, но не участвует в приемке услуг).

Таким образом, считаем, что в данном случае покупателю следует проставить подпись именно по строке 15, а по строке 18 (если это одно и то же физлицо) - сведения о должности и Ф.И.О.

3.

Если покупатель не расшифровал должности в УПД, это фактически является нарушением в заполнении реквизитов первичного учетного документа (пп.6 п.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ).

Статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. В силу п. 3 данной статьи под таким нарушением понимается в том числе отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского или налогового учета. Однако исходя из судебной практики, неправильное оформление первичных документов не означает их отсутствия и поэтому не является основанием для привлечения к ответственности по ст. 120 НК РФ (Постановления ФАС Московского округа от 25.12.2009 N КА-А40/14432-09 по делу N А40-91936/08-98-472, от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 по делу N А40-17664/07-117-117, от 24.04.2007, 28.04.2007 N КА-А41/3090-07 по делу N А41-К2-13463/06, ФАС Уральского округа от 28.03.2007 N Ф09-2113/07-С2 по делу N А60-31575/06.

Какой-либо отдельной ответственности за неправильное оформление первичных учетных документов, если такое нарушение не привело к занижению налоговой базы, законодательно не установлено.