18.01.2022

Как простить долг подотчетнику?

Вопрос:

Сотруднику организации были выданы подотчетные денежные средства, которые он не вернул. Срок на удержание пропущен, в судебном порядке взыскивать не будем. Как списать данную задолженность сотрудника? НДФЛ, страховые взносы?

 

Ответ:

Не возвращенные в срок подотчетные средства подлежат списанию в бухгалтерском учете проводкой:
Дт 94 Кт 71 - отражена невозвращенная подотчетная сумма.

В некоторых случаях, невозвращенную работником сумму можно удержать из заработной платы. Поскольку в данном случае срок на удержание уже пропущен, и не будет производиться взыскание в судебном порядке, то организация может списать данную задолженность как безнадежную при истечении срока исковой давности (3 года), или оформить прощение долга сотруднику.

Прощение долга оформляется приказом руководителя организации. В бухгалтерском учете производится запись:
Дт 91.2 Кт 94 – сумма прощенного долга отнесена на прочие расходы.

В налоговом учете данные расходы не признаются.

Страховые взносы необходимо начислить на дату истечения месячного срока с даты, когда сотрудник должен был вернуть подотчетные средства,либо на дату списания задолженности (в зависимости от того, какая дата наступила раньше).

НДФЛ следует удержать, когда становится понятно, что сумма у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке. В данном случае НДФЛ надо начислить на дату принятия решения о прощении долга.

СуммуНДФЛ необходимо удержать из доходов работника, при этом следует соблюдать ограничение на удержание - 50% суммы выплаты. Если до конца года возможности удержать НДФЛ нет, то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

 

Дополнительная информация:

·        Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2021)

·        Статья: Гендир - "неподотчетник": как найти управу (Данилов С.) ("Практическая бухгалтерия", 2020, N 9)

·        Статья: Неожиданный налог. Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом (Фомина Л.) ("Финансовая газета", 2020, N 13)

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.