10.09.2021

Какие документы могут подтвердить оплату проживания в командировке?

Вопрос:

Какие документы могут подтвердить оплату проживания сотрудником в командировке? Выписка со счета работника оплаты по безналичному расчету по предоставленной услуге является подтверждением или нет?

 

Ответ:

Одной выписки со счета работника в данной ситуации недостаточно, нужен также чек.

 

Обоснование:

Документы, подтверждающие расходы по проживанию в гостинице, - чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг).

Если командированный жил в арендованной квартире, расходы подтвердят договор аренды квартиры и документ об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803).

На кассовых чеках должны присутствовать все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Компенсация командировочных расходов осуществляется работодателем в размере фактических затрат при наличии подтверждающих документов.

В общем случае расходы на проживание в гостинице подтверждаются бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 11, 14 Положения N 749, п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг).

Например, Минфин в Письме от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106 указывает, что в целях налогообложения прибыли документальным подтверждением командировочных расходов будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Следовательно, выпиской банка, в котором работнику открыт счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, подтверждается только сам факт проведенной операции по оплате расходов лицом, направленным в командировку.

К оправдательным документам, подтверждающим расходы на проезд и проживание, нельзя отнести выписку с банковской карты об оплате проездных документов и гостиничных услуг.

Таким образом, в качестве оправдательного документа для обоснования расходов на наем жилого помещения во время командировки может быть принята, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения проживания информацию, выданная гостиницей.

 

Дополнительная информация:

·         Типовая ситуация: Как оплатить и учесть проживание в командировке (Издательство "Главная книга", 2021)

·         Вопрос: Об учете для целей налога на прибыль командировочных расходов на билеты в бизнес-классе, наем жилого помещения (гостиницы) в случае непредставления работником счета и чека из гостиницы, а также суточные. (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.08.2014 N 16-15/084374)

·         Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2021)

·         Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки {КонсультантПлюс}

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.