04.05.2021

Обязан ли работодатель компенсировать дистанционным сотрудникам расходы на электричество и интернет?

Вопрос:

Если работникам выданы корпоративные ноутбуки и другое оборудование, обязан ли работодатель компенсировать расходы на интернет, электричество? Какая ответственность/штрафы предусмотрена, если компенсации за интернет/электричество не будет?

 

Ответ:

Работодатель обязан или обеспечить работников оборудованием, или заплатить им компенсацию, если они используют в рабочем процессе, к примеру, свои компьютеры, а такжекомпенсировать оплату счетов за электроэнергию и интернет. Если работодатель отказывается от выполнения обязанности, его могут оштрафовать на основании пункта 1 статьи 5.27 КоАП. Размер штрафа достигает 50 тыс. руб.

Поскольку работодатель обязан платить компенсацию, ее нужно указать в дополнительном соглашении к трудовому договору. Этот документ не нужно оформлять в экстренных случаях, когда сотрудника переводят на дистанционную работу из-за аварии, эпидемии, землетрясения и подобных оснований. Но тогда условия компенсации нужно установить в локальном нормативном акте и ознакомить с ним работника

Компенсация осуществляется по фактическим затратам, при этом ее размер может быть определен в виде выплаты фиксированной суммы, процента от соответствующих расходов или сумм пропорционально времени использования оборудования.

 

Обоснование:

Работодатель обязан возмещать работнику расходы, которые у него возникают в связи с выполнением работы дистанционно (ст. 312.6, ст. 312.9, ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Работодатель не вправе требовать от сотрудника выполнения должностных обязанностей, если ему не созданы условия (абз. 5 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Дистанционный работник может с согласия или ведома работодателя использовать для выполнения дистанционной работы личное или арендованное оборудование. В этом случае работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование личного или арендованного оборудования, а также компенсирует сотруднику расходы, которые у него возникают в связи с выполнением работы удаленно.

В том случае, если оборудование для выполнения дистанционной работы предоставлено работнику работодателем, работодатель только оплачивает расходы сотрудника, которые у него возникают в связи с выполнением работы удаленно (например, на интернет, телефонную связь и т.п.).

Несмотря на то, что в ст. 312.6 ТК РФ прямо не указано на необходимость выплаты дистанционному работнику компенсации, если оборудование предоставлено работодателем, мы считаем, что и этом случае нужно компенсировать работнику расходы, которые у него возникают в связи с выполнением работы дистанционно. Например, на интернет, телефонную связь, электроэнергию. Поскольку работник не должен нести расходы, связанные с организацией его труда.

Согласно ч. 2 ст. 312.6 ТК РФпорядок, сроки и размеры возмещения расходов, связанные с использованием оборудования определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. Таким образом конкретный порядок расчета суммы такой компенсации законодательством не определен и стороны согласовывают его самостоятельно, например, в трудовом договоре. По мнению чиновником Минтруда, он может предусматривать как выплату фиксированной суммы, процента от соответствующих расходов, так и сумм пропорционально времени использования работником оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, в том числе компенсации за использование Интернета, электроэнергии и мобильной связи.

Аналогичной позиции придерживается и ФНС: методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (Письмо ФНС России от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@).

Согласно разъяснениям Минфина России, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (Письмо Минфина России от 12.03.2021 N 03-03-06/1/17362). Аналогичный подход рекомендуем использовать и при определении размера компенсации расходов на электроэнергию и интернет.

Если работодатель отказывается возмещать расходы на интернет, электроэнергию и т.д. которые у сотрудника возникают в связи с выполнением работы дистанционно, работник может оспорить такой отказ в судебном порядке. Если суд встанет на сторону работника, работодателю придется не только выплатить работнику причитающиеся суммы, но и компенсацию за задержку их выплаты (ст. 236 ТК РФ).

Не исключена в таком случае для работодателя и административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

 

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС «КонсультантПлюс».

Представленная информация носит справочный характер, окончательное решение принимается самостоятельно.