02.07.2020

Выдача аванса, если дата выдачи выпадает на выходной день.

Вопрос:

На нашем предприятии закреплены даты выдачи з/платы (15 числа следующего месяца за расчетным месяцем) и аванс (последнее число расчетного месяца). Значит аванс за декабрь мы должны выдать 31 декабря. Наш вопрос: можем ли мы выдать аванс за декабрь 30 декабря, т.к. 31 декабря предприятие не работает (перенесли 31.12.2019 на 28.12.2019), и какие документы для этого нужно? 6-НДФЛ как заполнится?

Ответ:

Поскольку день выдачи аванса выпадает на выходной день в организации, выплата производится накануне этого дня, то есть 30 декабря. Оформлять какие-либо дополнительные документы для выплаты аванса в указанном порядке не требуется.

В форме 6-НДФЛ выплата аванса, как правило, отдельно не отражается. Аванс включается в зарплату за декабрь

Обоснование:

Согласно ч.5 ст.112 ТК РФ в целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней выходные дни могут переноситься на другие дни федеральным законом или нормативным правовым актом Правительства РФ. При этом нормативный правовой акт Правительства РФ о переносе выходных дней на другие дни в очередном календарном году подлежит официальному опубликованию не позднее чем за месяц до наступления соответствующего календарного года. Принятие нормативных правовых актов Правительства РФ о переносе выходных дней на другие дни в течение календарного года допускается при условии официального опубликования указанных актов не позднее чем за два месяца до календарной даты устанавливаемого выходного дня.

Таким образом, выходные могут переноситься на другие дни только на основании федерального закона или нормативного правового акта Правительства РФ. Работодатели не наделены правом переноса выходных дней. Соответственно, организация не вправе самостоятельно переносить выходной день субботу 28 декабря на рабочий день 31 декабря.

Отдельные специалисты предлагают оформлять перенос выходного дня как привлечение работников к работе в выходной день (если суббота является в организации выходным днем) с последующим предоставлением выходного дня 31 декабря. Однако это производится лишь с согласия (по желанию) самих работников. Кроме того, исходя из ст.113 ТК РФ привлечение работников к работе в выходной день производится в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя. Соответственно, формально должны быть веские причины для работы именно в выходной день субботу 28 декабря, а не просто "отработка" 31 декабря.

Привлечение работников к работе в выходной день обычно оформляется следующими документами:

·        Служебная записка руководителя о необходимости работы в выходной день.

·        Уведомление работнику о необходимости работы в выходной день.

·        Письменное согласие работника на работу в выходной день. Согласие может быть оформлено в виде отдельного письменного заявления, а может включаться в уведомление в виде расписки работника. Главное, чтобы было письменное подтверждение согласия работника.

·        Приказ руководителя о привлечении работника к работе в выходной день. Нормативно установленной формы приказа нет, поэтому он оформляется в произвольной форме.

При этом по правилам ст.153 ТК РФ работники вправе самостоятельно выбрать, как будет производиться оплата выходного дня: в двойном размере без предоставления выходного дня либо в одинарном размере с предоставлением выходного дня, поскольку предоставление другого дня отдыха производится по желанию работника. Таким образом, не исключена ситуация, когда работник для увеличения заработка захочет работать и 28, и 31 декабря, и повлиять на эту ситуация работодатель не может.

Кроме того, следует иметь в виду, что есть ряд категорий работников, которых вообще нельзя привлекать к работе в выходной день, например, беременных женщин (ст.25 ТК РФ). В отношении других работников установлены ограничения - например, инвалидов, женщин с детьми до 3-х лет можно привлекать к работе в выходной день только при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (ст.113 ТК РФ). Указанные работники должны будут выйти на работу 31 декабря, в рабочий день.

Таким образом, рассмотренный способ оформления имеет ряд недостатков, в связи с чем можем предложить другой вариант: оформить перенос выходного дня как изменение режима рабочего времени на определенный период.

Согласно ст.57 ТК РФ режим рабочего времени является обязательным условием трудового договора, если он отличается от общих правил, установленных у данного работодателя (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, если все сотрудники трудятся по графику организации, режим рабочего времени может содержаться в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), на которые есть отсылка в трудовых договорах.

ПВТР - это локальный нормативный акт, регламентирующий, в частности, режим работы и время отдыха (ст.189 ТК РФ). В ТК РФ нет отдельных правил внесения изменений в ПВТР. На практике для внесения изменений в ПВТР рекомендуется составить приказ в произвольной форме (поскольку отдельной формы для данного случая не установлено). В приказе может быть указано, что на период с 28 по 31 декабря 2019 года меняется режим работы организации: суббота 28 декабря становится рабочим днем, а вторник 31 декабря - выходным днем. С изменениями в ПВТР всех работников нужно ознакомить под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Для этого можно использовать ознакомительный лист. Если ПВТР является приложением к коллективному договору, изменения вносятся в порядке, установленном для коллективных договоров.

Если режим рабочего времени указан в трудовых договорах, следует внести соответствующие изменения в трудовые договоры путем оформления дополнительных соглашений к ним (ст.72 ТК РФ).

Что касается выдачи аванса, то согласно ст.136 ТК РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Поскольку ТК РФ не выделяет отдельно такого понятия, как "аванс", указанное правило применяется как непосредственно к зарплате по итогам месяца, так и к сумме аванса за первую половину месяца.

Таким образом, ввиду того, что день выдачи аванса выпадает в данном случае на выходной день, выплата должна быть произведена накануне этого дня, то есть 30 декабря. Оформлять какие-либо отдельные документы для выплаты аванса в указанном порядке не требуется.

Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ при расчете НДФЛ датой получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который она была начислена. Из позиции ВС и Минфина следует, что если аванс выплачивается в последний день месяца, с него должен быть исчислен и удержан НДФЛ, поскольку день выплаты аванса фактически совпадает с датой получения дохода в виде зарплаты (Определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 N 309-КГ16-1804, Письмо Минфина России от 23.11.2016 N 03-04-06/69181).

Вместе с тем в данном случае аванс выплачивается не в последний день месяца, а в предпоследний. При этом нормами НК РФ не предусмотрен перенос даты фактического получения доходов.

ФНС поясняет (Письмо ФНС России от 16.05.2016 N БС-3-11/2169@):

"... положения п.7 ст.6.1 НК РФ касаются последнего дня срока, установленного законодательством о налогах и сборах, а не даты фактического получения дохода.

В этой связи датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом), независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день".

Таким образом, поскольку при выплате аванса 30 декабря дата получения доходов в виде зарплаты еще не наступила, НДФЛ с аванса исчислять и удерживать нет необходимости. Удержание НДФЛ производиться налоговым агентом после окончания месяца при фактической выплате доходов, то есть в данном случае - уже в январе 2020 года (см., например, Письма Минфина России от 21.02.2019 N 03-04-05/11355, от 13.02.2019 N 03-04-06/8932, от 26.04.2018 N 03-04-06/28613, от 08.02.2018 N 03-04-09/7597, от 01.02.2017 N 03-04-06/5209, ФНС от 24.03.2016 N БС-4-11/4999, от 15.01.2016 N БС-4-11/320 и др.).

Что касается формы 6-НДФЛ, то в общем случае авансы по зарплате в этой форме отдельно не указываются. Аванс должен быть отражен в составе зарплаты за декабрь. То есть, если окончательный расчет за декабрь производится 15.01.2020, выплата отражается в 6-НДФЛ следующим образом:

В Разделе 1 формы 6-НДФЛ за 2019 год:

·        в строке 020 - сумма зарплаты за декабрь в полном объеме;

·        в строке 040 - сумма исчисленного НДФЛ с зарплаты за декабрь в полном объеме.

В Разделе 2 формы 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года:

·        в строке 100 - 31.12.2019;

·        в строке 110 - 15.01.2020;

·        в строке 120 - 16.01.2020.

В случае, когда аванс выплачивается в последний день месяца и в связи с этим с него исчисляется и удерживается НДФЛ, сумма аванса отражается в Разделе 2 формы 6-НДФЛ как отдельная выплата, но в том же порядке, что и зарплата, то есть по строкам 100 и 110 указывается последнее число месяца, за который выплачен аванс, а в строке 120 - следующий за этой датой рабочий день, когда должен быть уплачен НДФЛ (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Однако рассмотренная выше ситуация к указанному случаю не относится, поскольку аванс выплачивается не в последний, а в предпоследний день месяца, то есть до даты фактического получения доходов.