17.04.2020

Ошибочно выплатили работнику заработную плату

Вопрос:

Ошибочно начислили и выплатили сотруднице заработную плату за декабрь. Выше, чем по окладу. Как в этой ситуации корректно учесть выплату и чтобы не исправлять ничего в декабре.

Ответ:

Порядок учета излишней выплаты зависит от характера ошибки и достигнутых договоренностей с сотрудницей. В частности, если ошибка не подпадает под понятие "счетной ошибки", с работницей может быть достигнута договоренность о добровольном возврате суммы. В этом случае придется пересчитать НДФЛ и страховые взносы за декабрь и, соответственно, внести соответствующие уточнения в отчетность (если она уже представлена). Отчетность не корректируется, если сотрудница долг не возвращает.

Обоснование:

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ч.1 ст.137 ТК РФ).

В ч.4 ст.137 ТК РФ закреплено, что заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законодательства), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

·        счетной ошибки;

·        если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;

·        если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Других оснований для удержания или взыскания излишне выплаченной заработной платы, помимо перечисленных в ст. 137 ТК РФ, нет. Поэтому во всех иных случаях взыскать лишнюю зарплату с работника нельзя.

Под счетной понимается ошибка, допущенная в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1, Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17). Как правило, суды не признают в качестве счетных такие ошибки, как выплата зарплаты за один период дважды, неверные алгоритмы в программе, неверные исходные данные при расчете и т.п. (Апелляционные определения Московского городского суда от 16.07.2012 по делу N 11-13827/12, Брянского областного суда от 03.05.2012 по делу N 33-1077/12, Орловского областного суда от 20.06.2012 по делу N 33-1068, Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 по делу N 33-847/2012).

Таким образом, порядок действий работодателя зависит от конкретного характера ошибки. При этом, случай, когда зарплата ошибочно начислена например, за неотработанные дни или в большем размере, чем оклад, под счетную ошибку не подпадает, в связи с чем производить взыскание или удержание такой излишне выплаченной зарплаты оснований не имеется. В таком случае работница может в добровольном порядке вернуть излишне выплаченную зарплату в кассу или на расчетный счет организации.

Если сотрудница не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в судебном порядке тоже вряд ли удастся. Учитывая нормы ч.4 ст.137 ТК РФ, судебная практика по данной категории дел складывается в пользу работников (Апелляционные определения Верховного суда Республики Алтай от 24.05.2017 по делу N 33-681/2017, Московского городского суда от 28.04.2015 по делу N 33-15067/2015, Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу N 33-1279/2015, Пермского краевого суда от 24.12.2014 по делу N 33-11732/2014). Кроме того, взыскать излишне выплаченную заработную плату в порядке истребования неосновательного обогащения также вряд ли получится, поскольку в соответствии со ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки. Данный вывод подтверждается судебной практикой (см. Определение Верховного Суда РФ от 28.05.2010 N 18-В10-16).

С учетом сказанного, если ошибка не является счетной, но работница согласна вернуть долг добровольно, она может, в частности, написать заявление об удержании излишней выплаты, например, с зарплаты за январь. С точки зрения ТК речь будет идти не об удержании по распоряжению работодателя, а о волеизъявлении работницы распорядиться начисленной заработной платой (по аналогии с переводом части зарплаты для оплаты кредитов по заявлению сотрудника, как указано, например, в Письмах Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1, от 16.09.2012 N ПР/7156-6-1). В документах не рекомендуем указывать на "согласие" работницы на удержание. Из документов должна следовать добрая воля сотрудницы. Например, в заявлении сотрудница может написать "прошу удержать" или "выражаю свою добрую волю на удержание".

Что касается учета, то отметим следующее.

В бухгалтерском учете зарплата должна быть начислена в верной сумме исходя из оклада и отработанных дней. "Судьба" переплаты зависит от дальнейших действий. В частности, если с работницей достигнута договоренность о добровольном возврате суммы, в бухгалтерском учете сторнируется запись в части неверно начисленной зарплаты, вследствие чего образуется сальдо по счету 70 - этот долг погашается при возврате или удержании суммы из зарплаты за январь.

В налоговом учете в состав расходов на оплату труда также относится только верная сумма за отработанное время исходя из оклада. Если работница возвращает переплату, на налоге на прибыль это никак не отражается.

В части НДФЛ, если будет достигнута договоренность вернуть переплату, возникает необходимость внести уточнения в ранее представленную отчетность (6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если они уже были представлены с неверными суммами). В итоге у организации образуется переплата по НДФЛ, которая возвращается в порядке, установленном ст.78 НК РФ. Аналогична ситуация со страховыми взносами: если неверные суммы уже были отражены в РСВ, но достигнута договоренность о возврате сумм, следует представить уточненный РСВ.

Корректировка НДФЛ и страховых взносов (и соответственно, отчетности по ним) в части выплат за декабрь не производится, если сотрудница не захочет возвращать долг или от этого откажется сам работодатель.

С учетом сказанного, конкретный порядок учета излишней выплаты зависит от характера ошибки и достигнутых договоренностей с сотрудницей.