13.02.2020

Сотрудник опоздал на самолет

Вопрос:

Сотрудник организации опоздал на самолет, в связи с поломкой вахтового автобуса. Организация, которая осуществляет перевозку сотрудников, подтверждающих документов на поломку автобуса не предоставляет, только объяснительную с водителя.

Вопрос:

Стоимость авиабилета, по которому не полетел сотрудник, можно ли отнести на 20 счет на принимаемые расходы или на 91 счет на не принимаемые??? Нужно ли стоимость данного авиабилета включить в совокупный доход для начисления НДФЛ, страховых взносов и отчислений в фонд обязательного страхования от несчастных случаев на производстве?

Ответ:

С нашей точки зрения, расходы по неиспользованным билетам, которые изначально приобретались в рамках деятельности, направленной на получение дохода, могут быть учтены при налогообложении прибыли в качестве внереализационных или прочих расходов. Строгого перечня документов для подтверждения расходов нет, можно использовать любые документы, подтверждающие приобретение билетов и причины опоздания на самолет (в том числе объяснительные записки от водителя автобуса и самих работников). Считаем, что объекта обложения НДФЛ и страховыми взносами в рассмотренной ситуации не возникает. Однако у проверяющих может быть иной подход, поэтому полностью исключить налоговые споры, к сожалению, нельзя.

В бухгалтерском учете организация вправе самостоятельно решить, как будут учитываться расходы (на счете 20 или 91). Счет 91 не всегда используется только для расходов, не принимаемых для целей налогообложения.

Обоснование:

Налог на прибыль

В соответствии с положениями ст. 252 НК РФ в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях. Указанные расходы должны быть предусмотрены коллективными договорами.

В НК РФ прямо не урегулирован вопрос о том, можно ли учитывать при налогообложении прибыли стоимость проезда по неиспользованным билетам.

Обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. При оценке обоснованности расходов должны приниматься во внимание лишь обстоятельства, которые свидетельствуют о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект. Фактически достигнутый результат предпринимательской деятельности значения не имеет (Определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П).

Согласно п.2 ст.265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, расходы по неиспользованным билетам могут быть квалифицированы как текущие убытки и признаны в составе внереализационных расходов. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин в схожей ситуации, когда отменяется командировка (Письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766).

Кроме того, учитывая, что перечень расходов, признаваемых при налогообложении прибыли, является открытым, расходы по неиспользованным билетам могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп.49 п.1 ст.264 НК РФ. Есть разъяснение Минфина, в котором ведомство не возражает против признания в расходах стоимости неиспользованного авиабилета из-за переноса даты возвращения из командировки (Письмо Минфина РФ от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338). В ситуации, когда изначально билеты приобретались в рамках деятельности, направленной на получение доходов, соответствующие затраты, в целом, могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль при условии, что они документально подтверждены (ст.252 НК РФ).

Перечень документов, которые могут обосновать расходы, законодательно не определен. Считаем, что в данном случае могут быть использованы любые документы, которые подтверждают сами затраты и причины, по которым билеты не были использованы. В частности, может быть использована объяснительная записка от водителя автобуса, объяснительные записки от самих сотрудников, приказ руководителя об оплате расходов (о возмещении расходов работникам, если они самостоятельно приобретали билеты).

Вместе с тем в зависимости от позиции проверяющих органов не исключены риски возникновения налоговых споров.

Рекомендуется также учитывать возможность возврата билетов: проверяющие могут обратить внимание на указанные расходы, если билеты окажутся возвратными, но организация без уважительных причин не воспользуется правом на своевременный возврат таких билетов. В этом случае проверяющие могут посчитать, что расходы завышены и тогда затраты на проезд безопаснее не учитывать. Вместе с тем если организация вернет билеты (или их часть), плату за оформление возврата можно учесть в расходах (Письмо Минфина России от 08.09.2017 N 03-03-06/1/57890). Если же билеты в принципе являются невозвратными, с признанием расходов на проезд, на наш взгляд, проблем быть не должно (по смыслу см. Письмо Минфина РФ от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338).

Бухгалтерский учет

На основании п.4 ПБУ 10/99 расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы. Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами.

С нашей точки зрения, расходы на неиспользованный билет можно отнести к прочим расходам (п.11 ПБУ 10/99) и учесть на счете 91 "Прочие расходы" по аналогии с убытками. Вместе с тем поскольку изначально билеты приобретались в рамках обычной деятельности организации, не исключен подход с отнесением таких затрат к расходам по обычным видам деятельности. Конкретный порядок квалификации подобных расходов организация вправе закрепить в учетной политике (п.4 ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п.7.1 ПБУ 1/2008).

НДФЛ

К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, стоимость услуг, оплаченных организацией за работника в его интересах (п. 2 ст. 211 НК РФ). Однако в соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

В рассматриваемой ситуации билеты приобретались не в личных целях работников, а в интересах организации в рамках ее деятельности, которая направляла работников на вахту. Неиспользованными билетами работники не пользуются, никаких услуг не получают. В связи с этим оплата таких билетов (или возмещение их стоимости работникам, если они самостоятельно приобретали билеты) никакой экономической выгоды у них не образует.

Кроме того, исходя из п.3 ст.217 НК РФ от НДФЛ освобождены компенсации, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. К таким выплатам, в частности, относятся фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, производимые в том числе лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации. Соответственно, оплата сотруднику, работающему вахтовым методом, проезда от пункта сбора до вахты и обратно не облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 30.06.2014 N 03-04-06/31365, от 08.12.2011 N 03-04-06/6-343 и др.). На примере отмены командировки Минфин указывает, что произведенные выплаты не являются доходами работников, поскольку квалификация расходов в связи с отменой командировки не меняется (Письмо Минфина РФ от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).

Таким образом, считаем, что оснований для удержания НДФЛ в данном случае у организации нет. В качестве документального обоснования могут быть использованы документы, подтверждающие приобретение билетов с целью доставки работников от места проведения вахты к месту сбора и причины, по которым билеты не могли быть использованы (см. выше).

Между тем у конкретных проверяющих может быть иной подход, поэтому налоговые споры полностью исключить, к сожалению, нельзя.

Страховые взносы

На основании п.1 ст.420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Согласно п.2 ст.422 НК РФ от обложения взносами освобождены, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, производимые физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации.

Есть разъяснение Минтруда на примере отмененной командировки, в котором указано, что выплаты по такой командировке не облагаются страховыми взносами, поскольку квалификация выплат не меняется (Письмо Минтруда России от 27.11.2014 N 17-3/В-5720). Схожий подход имеется и в судебной практике (Постановления АС Поволжского округа от 30.01.2017 N Ф06-17074/2016 и от 26.01.2017 N Ф06-16769/2016). Несмотря на то, что документы относятся к периоду, когда действовал Закон о страховых взносах, данный подход, в целом, поменяться не должен, поскольку НК РФ содержит аналогичные нормы.

Таким образом, организация, на наш взгляд, вправе не облагать страховыми взносами стоимость неиспользованных билетов. Дополнительный аргумент - эти затраты являются расходами непосредственно самой организации в рамках ее текущей деятельности, а не являются выплатами в пользу ее работников. Более того, если выплат в пользу работников вообще не производилось (к примеру, организация самостоятельно приобретала билеты), у организации, на наш взгляд, в принципе отсутствует объект обложения страховыми взносами (п.1 ст.420 НК РФ). Произведенные расходы - это фактически убытки организации.

Документально обосновать выплаты и отсутствие оснований для начисления взносов помогут документы, указанные выше.

Однако контролирующие органы могут придерживаться иной позиции по данному вопросу, поэтому полностью исключить споры, к сожалению, нельзя.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве

Объектом обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений (п.1 ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В силу п.2 ст.20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, производимые физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации, не облагаются страховыми взносами.

Следуя по аналогии с подходом применительно к страховыми взносам, выплаты по неиспользованным билетам, на наш взгляд, не должны облагаться страховыми взносами от несчастных случаев на производстве, поскольку характер выплат не меняется. Можно использовать дополнительный аргумент - компания производит расходы в рамках своей обычной деятельности в своих интересах, а не в пользу работников. Но у проверяющих, как мы указывали, может быть иной подход, поэтому споры не исключены.