10.02.2020

Изменение дат командировки

Вопрос:

Ситуация: Сотрудник, направленный в командировку с четверга по пятницу, решил остаться в месте командирования еще на выходные дни (суббота и воскресенье).

В Приказе о командировании период командировки с четверга по пятницу, в соответствии с согласованным заранее распоряжением генерального директора.

Билеты куплены сразу на дни: туда – четверг, обратно – воскресенье.

Вопрос:

1. Обязан ли командированный сотрудник согласовывать изменение дат командировки с генеральным директором?

2. Нужно ли переделывать приказ о командировании (если в субботу и воскресенье сотрудник не работал)?

3. Можно принять расходы на проезд обратно, в рамках командировочных расходов?

Ответ:

1. Поскольку работник направлен в командировку по распоряжению работодателя, изменение даты возвращения из командировки рекомендуется согласовать с генеральным директором.

2. Приказ о командировке переделывать нет необходимости, так как срок непосредственно самой командировки в данном случае не меняется.

3. Расходы на обратный проезд можно признать в составе командировочных расходов при условии, что перенос даты обратной поездки произведен с разрешения руководителя.

Обоснование:

Командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя (п.3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение N 749).

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п.4 Положения N 749). Срок командировки указывается в Приказе о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

Таким образом, поскольку командировка является служебной поездкой по распоряжению работодателя и срок командировки определяет именно работодатель с целью выполнения определенного служебного поручения, желание работника остаться в месте командировки на выходные дни не меняет срок командировки. Днем окончания командировки работника является последний день, обозначенный в приказе (пятница) (Письмо Минфина РФ от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54). Соответственно, срок командировки в данном случае по-прежнему составляет 2 дня. Поэтому переделывать приказ о командировке нет необходимости.

На основании ст.ст. 167, 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749 при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности, расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

По общему правилу порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Законодательно прямо не урегулирован вопрос о возмещении командировочных расходов и порядке действий сторон в ситуации, когда работник решает остаться в месте командировки на выходные дни. Вместе с тем поскольку указанные дни не связаны с выполнением служебного поручения и не входят в срок командировки, работодатель не обязан возмещать работнику "командировочные" расходы за эти дни, в частности, проживание, суточные и работу в выходные дни. Такие расходы уже не являются командировочными.

Что касается проезда, то расходы на обратный проезд у работодателя возникают в любом случае. Поэтому тот факт, что дата обратной поездки перенесена в связи с проведением выходных в месте командировки, в целом, не влияет на характер указанных расходов - они по-прежнему являются командировочными расходами и, соответственно, подлежат возмещению.

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов признаются расходы на командировки, в частности, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

По разъяснениям Минфина, расходы на приобретение проездного билета для проезда из места командировки к месту постоянной работы в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом по мнению ведомства указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письмо Минфина России от 13.06.2017 N 03-03-РЗ/36418, п.2 Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, Письмо Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687 и др.).

Таким образом, поскольку работник, имея право свободно использовать свои дни отдыха, тем не менее находится в месте командировки, в которое он направился не по собственному желанию, а по распоряжению работодателя, перенос даты обратной поездки следует согласовать с руководителем. В частности, работник может написать на имя руководителя заявление с просьбой перенести дату обратного выезда в связи с проведением выходных дней в месте командировки. Руководителю, в свою очередь, рекомендуется сделать разрешительную надпись непосредственно на заявлении или издать отдельный приказ о том, что перенос даты выезда по заявлению работника разрешен руководителем. Заявление работника будет также служить дополнительным обоснованием того, что выходные дни не входят в срок командировки и, соответственно, не подлежат оплате (проживание, суточные).

Кроме того, по разъяснениям Минфина, если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды для целей НДФЛ (Письма Минфина России от 22.02.2019 N 03-04-06/11746, от 21.03.2017 N 03-04-06/16282, от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, п.1 Письма Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221 и др.). Соответственно, уплачивать НДФЛ с оплаты проезда не придется.

Аналогична ситуация и со страховыми взносами: возвращение работника из командировки в выходной день в связи с проведением выходных дней в месте командировки не влияет на характер расходов на обратный проезд, квалифицируемых в качестве командировочных. Поэтому оплата проезда не облагается страховыми взносам по общим правилам согласно п.2 ст.422 НК РФ.