18.11.2019

Содержание кассового чека при безналичных расчетах

Вопрос:

С 01 июля 2019 г. в кассовых чеках должна быть указана форма расчета «Безналичные» вместо «Электронные». В бухгалтерию работник предоставил чеки где указано форма расчета «Электронные». Можем ли мы принять такие чеки в подтверждение расходов в целях налогообложения?

Ответ:

С нашей точки зрения, незначительные дефекты в кассовых чеках не должны препятствовать признанию расходов. В данном случае необходимо также принимать во внимание наличие иных документов, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо и их принятие к учету.

Обоснование:

Кассовый чек должен содержать в том числе такие реквизиты, как форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумма оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (абз. 11 п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).

При этом ФНС России допускала изменение пользователем наименования реквизитов кассового чека (бланка строгой отчетности) с "ЭЛЕКТРОННЫМИ" на "БЕЗНАЛИЧНЫМИ" в срок до 01.07.2019 при обновлении пользователем версии фискальных документов с 1.0 на 1.05, изменении ставки НДС, замены фискального накопителя и так далее (Письмо ФНС России от 20.12.2018 N ЕД-4-20/24850@).

При исчислении налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение доходов (п.1 ст.252 НК РФ).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

По разъяснениям Минфина, в целях налогообложения прибыли расходы могут быть учтены, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (Письма Минфина России от 16.11.2018 N 03-03-06/1/82673, от 02.10.2018 N 03-03-06/1/70733).

Товары (работы, услуги), приобретенные сотрудником для организации, а также иные расходы, произведенные им по поручению организации, принимаются к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных, актов (других подобных документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности чеков ККТ (Письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

В Письме от 13.09.2018 N 03-03-06/1/65618 Минфин указывает, что согласно положениям ст.252 НК РФ организация вправе обосновать понесенные расходы документами, косвенно подтверждающими факт приобретения работ (услуг).

Кассовый чек сам по себе не является документом, подтверждающим экономическую целесообразность расходов. Его основное назначение - фиксация факта расчета. Приобретение товаров (услуг) через подотчетное лицо подтверждается документами о передаче товаров (работ, услуг) от продавца покупателю (например, товарный чек, накладная, акт, заказ-наряд и т.п.), а также складскими документами (в части оприходования товаров) - приходным ордером М-4 или иным подобным документом.

При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения необходимо исходить из того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, произведенные им расходы или нет. То есть условием для включения затрат в налоговые расходы является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. При этом во внимание должны приниматься представленные налогоплательщиком доказательства в подтверждение факта и размера этих затрат, которые подлежат правовой оценке в совокупности (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.06.2010 по делу N А44-4771/2009).

Минфин также пояснял, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций (Письма Минфина России от 13.04.2016 N 03-07-11/21095, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547). ФНС доводила указанные разъяснения Минфина до налоговых органов (Письмо ФНС от 12.02.2015 №ГД-4-3/2104@).

Таким образом, на наш взгляд, ошибки в кассовых документах сами по себе не опровергают факт расчетов и наличие незначительных дефектов в кассовом чеке не должно стать препятствием для признания расходов в целом.

Вместе с тем при наличии дефектов в оформлении кассового чека не исключены риски, связанные с признанием расходов.

В частности, в Письме Минфина РФ от 14.09.2009 N 03-03-05/169 указано, что оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие самого авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Эта позиция встречается и в частных комментариях чиновников. Так представитель Минфина, советника государственной гражданской службы РФ 3 класса Бахвалова Александра Сергеевна указывает (Капанина Ю.В. Проблемы с "подотчетными" онлайн-чеками // Главная книга, N 18/2017):

"... если онлайн-чек не содержит какого-либо из обязательных реквизитов, то такой документ не отвечает условиям ст. 252 НК РФ. Поэтому при наличии любых ошибок в оформлении кассового онлайн-чека во избежание проблем с учетом расходов организации лучше обратиться к продавцу для замены такого документа".

Таким образом, при наличии дефектов в кассовом чеке, приложенном к авансовому отчету, налоговые органы могут попытаться отказать в признании расходов при налогообложении. При возникновении подобного спора рекомендуем обратить внимание проверяющих на незначительный характер дефекта и наличие иных документов, подтверждающих расход.