27.09.2019

Нужно ли отпускное удостоверение при компенсации расходов к месту проведения отпуска

Вопрос:

Зачем нужно отпускное удостоверение при компенсации расходов при проезде работника и членов его семьи к месту использования отпуска на личном транспорте? На какой закон можно ссылаться? Что если не взял с собой отпускное удостоверение? Какими другими документами можно подтвердить расходы?

Ответ:

Отпускное удостоверение необходимо в целях подтверждения пребывания работника в месте проведения отпуска. При отсутствии отпускного удостоверения можно воспользоваться документами, подтверждающими пребывание работника в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющими регистрацию по месту пребывания. Подтверждением осуществленных расходов будут являться чеки автозаправочных станций.

Обоснование:

Согласно ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

В отношении работодателей - организаций, не относящихся к бюджетной сфере, размер, условия и порядок компенсации работникам расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

Обычно отпускное удостоверение оформляется при убытии в отпуск работников силовых ведомств, например, сотрудников МВД (Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 6 июня 2005 г. N 76 утверждена Инструкция о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы). Соответственно, отпускное удостоверение необходимо работнику в целях подтверждения его пребывание в месте использования отпуска.

Форма отпускного удостоверения для работников организаций, кроме силовых структур, нормативно не утверждена. Следовательно, отпускное удостоверение должны предоставить работники, которым при убытии в отпуск в соответствии с законодательством оформляется такой документ как отпускное удостоверение. Остальные работники могут воспользоваться иными средствами доказывания факта проведения отпуска в том месте, проезд до которого они просят оплатить.

Если локальный акт организации не предусматривает положений в части подтверждения расходов на оплату стоимости проезда работника к месту использования отпуска личным транспортом, то можно руководствоваться правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила N 455), устанавливающие оплату льготного проезда в организациях, финансируемых из федерального бюджета.

Согласно п. 8 Правил компенсация расходов на проезд работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

В соответствии с п. 7 Правил при отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника в месте использования отпуска на основании документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания.