10.12.2018

Заполнение 6-НДФЛ при увольнение работника во время отпуска

Вопрос:

Работник отправлен в отпуск 19.11.2018 на две недели. Ему были выплачены отпускные и удержан НДФЛ. 20.11.2018 работник сообщил, что хочет уволиться. Работодатель согласен уволить работника одним днем. Вопрос касается заполнение формы 6-НДФЛ. По факту получается удержание сумм отпускных за счет компенсации за неиспользованный отпуск (ранее в ноябре работник уже получил аванс). Можно ли в форме 6-НДФЛ не показывать вообще компенсацию за неиспользованный отпуск (т.к. по факту она вся удержана излишними отпускными), а показать в форме в одном блоке как зарплату? Т.е. не показывать компенсацию? Например показать зарплату и отпускные? Чтобы не связываться с указанием удержания излишних отпускных? Или так нельзя? Как правильно?

Ответ:

Согласно ч.1 ст.137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (за отдельным исключением) (ч.2 ст.137 ТК РФ).

При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ч.1 ст.138 ТК РФ). Размер удержаний определяется исходя из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852). Эта норма относится также к выплатам при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, консультация Роструда на сайте "Онлайнинспекция.РФ" от 27.09.2018). Хотя существует судебная практика, исходя из которой работодатель имеет право удержать всю сумму за неотработанный отпуск независимо от 20%-ного ограничения (Апелляционные определения Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу N 11-3194/2015, Кировского областного суда от 23.10.2014 по делу N 33-3787). Но следование указанному подходу рискованно, поскольку непосредственно в ст.138 ТК РФ никаких оговорок нет.

В силу ч.4 ст.137 ТК РФ взыскивать с работника образовавшуюся задолженность работодатель не вправе. Данный вывод подтверждается судебной практикой: Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04.12.2013 по делу N 11-37421/2013.

Таким образом, по общему правилу организация вправе удержать из заработной платы при увольнении излишне выплаченные отпускные в размере не более 20% причитающихся выплат. Остальную сумму взыскать нельзя: ее работник может либо добровольно внести в кассу, либо самостоятельно выразить свою волю об удержании излишней суммы при окончательном расчете. Во втором случае обычно составляется письменное заявление на имя работодателя с просьбой удержать излишние суммы из заработной платы - тогда речь будет идти не об удержании по распоряжению работодателя, а о свободном распоряжении работником принадлежащей ему заработной платой (по смыслу см. Письма Роструда от 26.09.2012 г. N ПГ/7156-6-1, от 16.09.2012 г. N ПР/7156-6-1).

В то же время, в данном случае не исключен иной подход: по смыслу ситуации излишние выплаты в данном случае не являются выплатами за неотработанные дни отпуска, поскольку отпуск фактически составил только 2 дня (19.11.0218-20.11.2018), оплата остальных дней (которые по факту не являются днями отпуска) больше похожа на излишнюю выплату зарплаты. Формально данная ситуация не попадает в перечень случаев, когда может производиться удержание из заработной платы (ч.2 ст.137 ТК РФ). Полагаем, в такой ситуации применимы положения п. 4 ст. 137 ТК РФ, которыми закреплено, что заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законодательства), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое; если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Во всех иных случаях взыскать лишнюю зарплату с работника нельзя.

Из вопроса следует, что в данном случае сумма излишне выплаченных отпускных в удержана из компенсации за неиспользованный отпуск. С учетом сказанного, такое удержание может производиться по доброй воле работника, четко и ясно выраженной в его письменном заявлении на имя работодателя. Во избежание рисков рекомендуем договориться с сотрудником таким образом, чтобы волеизъявление работника об удержании излишних выплат содержалось непосредственно в его заявлении об увольнении.

Кроме того, работодатель вправе отказать работнику в увольнении до истечения 2-х недель с даты предупреждения об увольнения (ст.80 ТК РФ), либо стороны могут договориться на использование отпуска с последующим увольнением (ч.2 ст.127 ТК РФ). В данном случае исходим из того, что днем увольнения работника является 20.11.2018.

Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета (п.1.1 Порядка заполнения ф.6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@).

В Разделе 1 ф.6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п.3.1 Порядка заполнения ф.6-НДФЛ).

В случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, в Разделе 1 расчета отражаются итоговые суммы осуществленного перерасчета (Письмо ФНС РФ от 24.05.2016 N БС-4-11/9248).

Таким образом, организации в Разделе 1 ф.6-НДФЛ за 2018 год следует указать итоговые выплаты за ноябрь 2018 года с учетом произведенного пересчета отпускных.

В свою очередь, в Разделе 2 ф.6-НДФЛ указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога. В указанном разделе отражаются те операции, которые произведены за последние 3 месяца этого отчетного периода. По разъяснениям ФНС операции отражаются в этом разделе в том периоде, в котором они завершены, то есть в том периоде, на который приходится срок перечисления НДФЛ в бюджет (см. Письма ФНС от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@, от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@ и др.).

В данном случае сумма ранее выплаченных отпускных засчитывается в счет выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Таким образом, доходом работника в ноябре 2018 года фактически являются следующие выплаты:

1) зарплата за период с 01.11.2018 по 18.11.2018;

2) отпускные за 2 дня (19.11.2018 - 20.11.2018);

3) компенсация за неиспользованный отпуск (в счет уплаты которой засчитываются отпускные, превышающие 2 дня, которые по смыслу сторнируются).

С учетом сказанного:

Строка 100 разд.1 (дата фактического получения доходов) определяется так:

1) по зарплате при увольнении - последний день работы (п.2 ст.223 НК РФ), т.е. 20.11.2018;

2) по отпускным - дата выплаты (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ);

3) по компенсации - по общему правилу это дата выплаты компенсации (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ). Однако в данном случае в счет выплаты компенсации засчитываются излишние отпускные, которые были выплачены ранее, соответственно, считаем, что датой получения дохода в виде компенсации в данном случае можно считать дату такого зачета (пп.4 п.1 ст.223 НК РФ);

Строка 110 разд. 1 (дата удержания налога) по всем суммам определяется как день выплаты доходов (п.4 ст.226 НК РФ):

1) по зарплате при увольнении - дата выплаты зарплаты;

2) по отпускным - дата выплаты отпускных;

3) по компенсации - дата выплаты компенсации. Однако в данном случае компенсация зачитывается в счет излишней выплаты отпускных и датой фактического получения дохода считается день такого зачета. По смыслу НДФЛ не может быть удержан ранее даты фактического получения дохода, поэтому он должен удерживаться на дату зачета.

Строка 120 разд.1 (срок перечисления налога) определяется так (п.6 ст.226 НК РФ):

1) по зарплате при увольнении - не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты;

2) по отпускным - не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты;

3) по компенсации - не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации (в данном случае - не позднее дня зачета отпускных в счет компенсации).

В заключение отметим: поскольку ситуация прямо на законодательном уровне не урегулирована, за дополнительными пояснениями о порядке заполнения ф.6-НДФЛ вы вправе обратиться в налоговые органы по своему месту нахождения.