15.11.2018

Из командировки в отпуск, НДФЛ со стоимости билетов

Вопрос:

Сотрудник направляется в командировку в Германию, а через 6 дней у него командировка в Польшу. Он просит предоставить ему на эти 6 дней очередной отпуск, который собирается провести в Германии и хочет прямо из отпуска лететь в следующую командировку , взяв билет из Германии в Польшу. Можем ли мы отнести к затратам билет из Германии в Польшу? Обязательно ли удерживать с сотрудника НДФЛ за этот билет. Достаточно ли взять с сотрудника Заявление о том, почему он берет билет не из Москвы, а из Германии? Есть ли другие подводные камни у данной ситуации?

Ответ:

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ст.41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз.12 п.3 ст.217 НК РФ указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В рассматриваемом случае работник выполнил служебное задание в срок командировки и остался в месте командировки для проведения отпуска. Минфин считает, что в этом случае расходы на обратный билет образуют у работника экономическую выгоду, облагаемую НДФЛ (Письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-04-06/16282). С этой суммы, по мнению ФНС, надо заплатить и страховые взносы (Письмо ФНС России от 11.05.2018 N БС-4-11/8968). Кроме того, Минфин полагает, что для целей налогообложения прибыли подобные расходы не признаются (Письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364, от 21.10.2016 N 03-03-06/3/61516, от 20.11.2014 N 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813). Хотя раньше Минфин позволял учитывать расходы на обратный проезд из отпуска после командировки, аргументируя это тем, что указанные затраты "были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения" (Письма Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558).

В то же время, в данном случае работник из места проведения отпуска направляется в следующую командировку, то есть меняется характер поездки: она осуществляется по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения. Работодатель по общему правилу должен понести расходы на проезд в место командировки. С нашей точки зрения, у работника в этом случае не возникает экономической выгоды. Ведь в рассматриваемой ситуации расходы производятся не в интересах работника, а исключительно в интересах работодателя, поскольку именно он направляет работника в командировку. Кроме того, для работодателя указанные расходы вполне экономически обоснованны: вместо двух билетов (Германия-Москва; Москва-Польша) работодатель оплачивает лишь один билет (Германия-Польша).

Минфин, в целом, тоже не возражает против такого подхода: если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командирования и от места командирования до места работы не подлежат обложению НДФЛ на основании абз.12 п.3 ст.217 НК РФ (п.1 Письма Минфина России от 17.01.2017 N 03-04-06/1546). По аналогичным основаниям стоимость проезда не облагается страховыми взносами (п.2 ст.422 НК РФ).

Кроме того, Минфин также не против признания подобных расходов при налогообложении прибыли: расходы на оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту проведения командировки и из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в составе расходов в целях налогообложения прибыли организаций на основании пп.12 п.1 ст.264 НК РФ (п.2 Письма Минфина России от 17.01.2017 N 03-04-06/1546).

С учетом сказанного, считаем, что затраты на билет из Германии в Польшу не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При этом организация вправе учесть указанные расходы при налогообложении прибыли. Для оформления ситуации рекомендуем заранее составить два приказа работодателя о командировке, приказ на отпуск и дополнительно - заявление работника о его пожелании остаться в месте первой командировки на время отпуска (которое обоснует причину, по которой работодатель оплачивает проезд во вторую командировку не из места работы, а из места проведения отпуска).