09.11.2018

Командировочные расходы

Вопрос:

Сотрудница отчитывается за льготный отпуск, ездила по маршруту Сургут-Москва-Минск-Москва-Сургут. Предоставила следующие документы:

1. Маршрутные квитанции (билеты)

2. Посадочные талоны

3. Кассовые чеки на покупку авиабилетов

4. Справку с транспортной компании о стоимости проезда до границы РФ (г. Санкт-Петербург) по минимальному тарифу в салоне экономического класса, по аналогичной дате

По Авиабилетам стоимость проезда выходит меньше чем по справке, следовательно, должны оплатить по авиабилетам. Билет на обратный путь был приобретены в Белоруссии. Сумма по авиабилету указана в Евро. Перевили на рубли по курсу на дату покупки авиабилета, сумма вышла 11000.00. В кассовых чеках на покупку авиабилетов сумма указана в BYR. Также перевили на рубли по курсу на дату покупки авиабилета, сумма вышла 12000.00.

Вопрос: На какую сумму ориентироваться, на сумму которая указана в авиабилете (Евро) или на сумму по кассовым чекам (BYR)???

Ответ:

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).

Для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, размер, условия и порядок компенсации расходов по оплате стоимости проезда и провозу багажа к месту проведения отпуска и обратно устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях").

Таким образом, непосредственно в Трудовом кодексе отсутствуют конкретный размер и порядок оплаты компенсации проезда. Работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, разрабатывает соответствующий порядок самостоятельно и закрепляет в коллективном договоре, локальном нормативном акте (например, в положении об оплате отпусков), либо в трудовом договоре.

При этом нужно учесть, что такая компенсация должна обеспечивать реальную возможность работника выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. Работодатель не может неоправданно ее занизить или отказаться от ее выплаты (абз. 7 п. 5, п. 6 Постановления Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 N 2-П).

Как правило, проезд оплачивают по фактическим затратам работника. При этом работодатель вправе установить предельный размер возмещения, а также тарифы, по которым рассчитывается компенсация. К примеру, если работник добирается до места отпуска самолетом, работодатель может компенсировать ему стоимость проезда по тарифу экономического класса. Также вы вправе установить правила возмещения тех затрат, которые подтверждаются документами в иностранной валюте, в том числе определить, по какому курсу такие билеты пересчитываются в рубли. Если расходы возмещаются по фактическим затратам, наиболее обоснованно исходить из той суммы, которую работник потратил фактически, а это сумма, указанная в кассовом чеке, посколку именно этот документ подтверждает произведенную оплату. Поэтому считаем, что в данном случае наиболее обоснованно ориентироваться на ту сумму, которая указана в кассовом чеке в белорусских рублях, произведя ее пересчет в российские рубли по соответствующему курсу на дату кассового чека. При этом следует помнить о том, что стоимость проезда оплачивается работодателем только в пределах территории Российской Федерации.

Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, освобождается от страховых взносов и НДФЛ в пределах сумм, установленных в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте в соответствии с законодательством РФ (п.3 ст.217, пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Указанные затраты учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем (т.е. в порядке, предусмотренном коллективным/трудовым договором или локальным нормативным актом) (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).