31.10.2018

Затраты на доставку работников до места работы

Вопрос:

Прошу проконсультировать меня по следующему вопросу: ООО имеет арендованный транспорт. ООО находится в Московской области. Вопросы: 1. Можем ли мы списывать на затраты ГСМ затраченный на доставку работников компании до метро? 2. Должны ли мы в этом случае выбрать ближайшее метро или можем варьировать - одно ближайшее и одно удалённое ? (сотрудники доставляются на 2-х машинах). 3. Можем ли мы определить местом стоянки автомашины домашний адрес водителя, если на территории ООО есть место для стоянки авто?

Ответ:

Порядок доставки сотрудников с работы/на работу зависит от удаленности, от технологических особенностей производства. Порядок и условия доставки законом не установлены, организация в локальных документах прописывает данный порядок. Списание расходов на доставку работников зависит от того предусмотрены ли они коллективным или трудовым договором или технологических особенностей производства. Организация вправе в локальных документах определить местом стоянки автомашины домашний адрес водителя, даже если на территории ООО есть место для стоянки авто, однако проверяющие органы могут посчитать данные расходы экономически необоснованными.

Расходы на доставку сотрудников до места работы, куда не ходит общественный транспорт, учитывайте для налога на прибыль, НДФЛ и взносами не облагайте. Используете вы свой транспорт или нанимаете перевозчика, значения не имеет (Письма Минфина от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079).

Если до работы можно добраться общественным транспортом, для налога на прибыль можно учесть только оплату проезда, которая предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 26 ст. 270 НК РФ).

С компенсации расходов на проезд на общественном транспорте, стоимости проездных для работников, оплаты доставки, предусмотренных трудовым или коллективным договором, надо начислить НДФЛ и взносы (п. 1 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина от 16.03.2017 N 03-04-06/15198).

При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?

Согласно п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся выплаты в пользу работников, предусмотренные коллективными и (или) трудовыми договорами.

Не учитываются для целей налогообложения расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, которые в силу технологических особенностей производства подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг), и за исключением случаев, когда такая оплата предусмотрена трудовыми и (или) коллективными договорами. Это закреплено в п. 26 ст. 270 НК РФ.

Налоговым кодексом РФ не установлено, достаточно ли выполнения одного из условий или необходимо, чтобы доставка сотрудников была предусмотрена коллективным или трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями производства одновременно.

По рассматриваемому вопросу есть четыре точки зрения.

Согласно позиции Минфина России затраты на оплату проезда к месту работы и обратно учитываются в расходах, если они предусмотрены трудовым (коллективным) договором и являются формой оплаты труда.

Есть судебный акт, согласно которому затраты на оплату проезда к месту работы и обратно учитываются в расходах, если предусмотрены трудовым и (или) коллективным договорами.

Имеются письма Минфина России и судебный акт о том, что расходы на доставку работников, предусмотренную коллективным и (или) трудовым договорами, можно учесть, если она обусловлена технологическими особенностями производства.

Существует точка зрения, выраженная в письме Минфина России: расходы на доставку сотрудников, произведенную в силу технологических особенностей производства, могут учитываться при налогообложении прибыли.

Позиция 1. Затраты на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно признаются в расходах, если они предусмотрены коллективным (трудовым) договором и являются формой оплаты труда

Письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198

Разъясняется, что оплата проезда работников к месту работы, предусмотренная трудовыми и (или) коллективными договорами, учитывается в расходах, только если она является частью системы оплаты труда. Это связано с тем, что включение указанных сумм в состав расходов на оплату труда предполагает возможность выявить величину доходов каждого работника (с начислением НДФЛ). Если такая возможность отсутствует, то эти суммы нельзя учесть в составе расходов на оплату труда. Другой порядок учета таких выплат, являющихся по сути социальными, не предусмотрен. В этом случае расходы не будут рассматриваться как исключение, указанное в п. 26 ст. 270 НК РФ.

Письмо Минфина России от 22.12.2016 N 03-04-06/77047

Минфин России разъясняет, что если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно являются формой оплаты труда и закреплены в трудовом договоре, то их можно учесть на основании п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ.

Позиция 2. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно признаются в расходах, если такая доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договорами

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.12.2012 по делу N А21-9527/2011

Суд установил, что строительные объекты располагались на значительном расстоянии от местонахождения налогоплательщика. Коллективным договором предусмотрено, что в случае их удаленности налогоплательщик обязался осуществлять доставку работников. Таким образом, налогоплательщик правомерно признал расходы по доставку сотрудников к месту работы и обратно.

Позиция 3. Признаются предусмотренные коллективным и (или) трудовым договорами расходы на доставку сотрудников, если она обусловлена технологическими особенностями производства

Письмо Минфина России от 18.03.2015 N 03-03-06/14664

По мнению ведомства, если доставка работников обусловлена технологическими особенностями производства и удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью, при этом работники не имеют возможности добираться до работы и обратно общественным транспортом, компенсация проезда работников признается расходом для целей налога на прибыль при условии, что такие расходы предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Письмо Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18

Финансовое ведомство разъясняет, что предусмотренные трудовым договором затраты на доставку сотрудников до места работы можно учесть в расходах, если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012

Суд отметил, что режим работы общественного транспорта не позволяет сотрудникам вовремя прибыть к месту работы. По мнению суда, налогоплательщик правомерно учел в расходах затраты на доставку сотрудников служебным транспортом, так как данное положение предусмотрено коллективным договором.

Позиция 4. Расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства

Письмо Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079

Отмечено, что расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку его работников к месту работы и обратно по согласованному маршруту, включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если нет возможности доставить работников до места работы общественным транспортом, а также при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ.

Парковка служебного автомобиля:

По общему правилу расходы на содержание служебного транспорта при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). На наш взгляд, по данной норме Кодекса можно учесть и расходы по оплате автостоянок.

С таким подходом согласны и специалисты Минфина России. Так, в письме от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1 финансисты указали следующее. Если у организации отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо арендовать гаражи у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок. В первом случае нужно заключить договоры аренды гаражей или земельных участков, используемых под автостоянки. Арендные платежи будут учитываться на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Во втором случае, когда организация пользуется услугами платных автостоянок, оплата производится наличными через подотчетное лицо. Расходы по оплате услуг платных автостоянок компания может отнести в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.